明确退换货触发条件：详细列举可退换货的情形，如线缆存在不符合国家强制性标准、行业标准或合同约定的质量标准；交付后在正常使用下，因本身质量问题，在质保期内主要功能或核心部件经合理次数维修后仍无法正常工作；实际交付的线缆型号、规格等与合同约定不符；因不可抗力因素导致无法按约定目的使用等。
规定退换货期限：设定采购方提出退换货请求的合理时间限制，如发现质量问题或与约定不符后15日内。同时，明确供应商处理退换货的时间，例如收到退回商品并完成检验后 10 日内，应向采购方发出处理决定，并办理退款或换货手续，避免供应商拖延。
细化退换货程序：采购方应以书面形式向供应商发出退换货通知，说明原因并提供故障描述、检测报告等证明材料。供应商收到通知后，应在一定时间内核实，必要时可派技术人员勘查或要求采购方配合送检。对于退货，采购方按指定方式返送，供应商收到后检验，合格则退款，不合格或原因不明，设备所有权归供应商。换货时，供应商应按时交付新设备，承担运输等费用，采购方收到后及时检验，如有问题，供应商应再次处理。
界定费用承担方：明确因质量问题引起的退换货，运输费、检验费等由供应商承担；因采购方原因导致的退换货，相关费用由采购方承担。若因供应商原因换货且新设备价值更高，不得向采购方收取差价；若因采购方原因换货产生差价，采购方应补足。
规范商品状态要求：规定退货商品应保持本身、附件、包装完好，未过度使用，包含所有原始包装材料、标签、保修卡等，不影响二次销售，避免供应商以商品状态为由拒绝退换货或克扣费用。
强调质保期内退换货责任：明确质保期限，通常 Mellanox 线缆质保期为 3-5 年，可根据实际情况约定。质保期内，非人为质量问题，供应商应免费维修或更换，若多次维修仍不合格，采购方有权退货，供应商需退还货款并承担相关损失。
约定特殊情况处理方式：对于定制线缆，若因供应商过错导致不符合约定，应允许采购方退换货，且供应商承担全部责任；若因采购方原因需退换货，可约定合理的赔偿方式。对于无理由退货，若采购合同适用，应明确期限和条件，如收到商品后 7 日内未打开包装、不影响二次销售，采购方承担运费可退货。
明确违约责任：若供应商未按约定处理退换货，每逾期一日，按合同总金额一定比例（如 0.1%）支付违约金。若采购方未按规定申请或退回商品，影响供应商正常处理，应承担相应损失。同时，若因退换货纠纷给对方造成其他损失，责任方应予以赔偿。
其他条款：合同中还可添加争议解决条款，约定如协商不成，可向合同签订地或采购方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼，或提交指定仲裁机构仲裁。此外，明确合同变更、解除条件，以及双方通知方式、送达地址等信息，确保退换货过程中沟通顺畅，避免因信息不畅产生纠纷。
